保留学籍函件是指学生在某些情况下需要暂停学业，但又不想放弃学籍的情况下，向学校申请的一种证明文件。这种函件通常由学校教务处或学生处出具，证明学生在某个时间段内暂停学业，但学籍仍然保留。
保留学籍函件通常需要在以下情况下使用：
1. 个人原因：学生因为个人原因需要暂停学业，如身体原因、家庭原因等。
2. 学业原因：学生因为学业原因需要暂停学业，如需要参加比赛、实习、交换生等。
3. 其他原因：学生因为其他原因需要暂停学业，如参军、创业等。
在申请保留学籍函件时，学生需要向学校提供相关证明材料，如病历、家庭证明、比赛通知书等。学校会根据学生提供的材料审核申请，并在审核通过后出具保留学籍函件。
保留学籍函件的作用主要有以下几点：
1. 保留学籍：学生在暂停学业期间，学籍仍然保留，不会因为暂停学业而失去学籍。
2. 保障权益：学生在暂停学业期间，仍然享有学生的权益，如学生证、图书馆借阅等。
3. 方便复学：学生在暂停学业期间，可以更方便地复学，不需要重新申请入学。
需要注意的是，保留学籍函件只是暂停学业的一种方式，学生需要在规定的时间内复学，否则学籍将被注销。同时，保留学籍函件也不等于学生已经完成学业，学生需要在复学后按照学校规定的要求完成学业。
总之，保留学籍函件是一种方便学生暂停学业的方式，可以保障学生的权益，方便学生复学。学生在申请保留学籍函件时，需要提供相关证明材料，并按照学校规定的时间复学，才能顺利完成学业。
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